Creación de Propietarios de Establecimientos (Cuentas tipo Comerciante)

La gestión correcta de los propietarios de los establecimientos es uno de los pilares para garantizar el buen funcionamiento del CRM en los Centros Comerciales. Su información no solo permite mantener una comunicación efectiva y organizada, sino que también es indispensable para que procesos clave, como el registro de facturas con Inteligencia Artificial operen sin errores.

Aquí encontrarás el paso a paso de cómo crear correctamente las CUENTAS de Propietarios (comerciantes) y cómo vincularlas a sus establecimientos.

 

Cómo crear y vincular propietarios de establecimientos en tu CRM

En los Centros Comerciales, una buena gestión no solo implica conocer a los visitantes. También es fundamental administrar adecuadamente la información de los propietarios de los establecimientos o marcas. Por eso, en este artículo, te explicaremos paso a paso cómo crear el directorio de propietarios en el CRM y cómo vincularlos correctamente a sus establecimientos o marcas.

Este proceso es clave para garantizar una comunicación efectiva, una gestión organizada y, especialmente, un registro de facturas con Inteligencia Artificial que funcione de forma precisa.

Por qué es importante crear a los propietarios en el CRM
Aunque el CRM del Centro Comercial suele asociarse principalmente con la gestión de visitantes, su alcance es mucho mayor. Esta herramienta te permite administrar la relación con todos los públicos del Centro comercial, incluyendo los propietarios de los establecimientos o marcas.

Tener la información de los propietarios creada y actualizada te permite:

• Comunicarte con ellos de manera efectiva.
• Llevar una gestión ordenada de los establecimientos.
• Facilitar procesos operativos que dependen de estos datos.

Clave para el registro de facturas con Inteligencia Artificial
El registro de facturas con IA depende totalmente de la información de los propietarios. La inteligencia artificial lee datos directamente desde la factura, como el nombre del propietario y el NIT y los compara con los que están registrados en el CRM. Si el propietario no existe, o si su información está incompleta o mal digitada, el sistema no podrá asociar correctamente la factura al establecimiento.

En pocas palabras: tener bien registrados a los propietarios garantiza que la comunicación sea efectiva y que el proceso de registro de facturas funcione sin errores.

Cómo crear propietarios (Cuentas tipo Comerciante)
A continuación, describimos el proceso de cómo crear correctamente las CUENTAS tipo COMERCIANTE, es decir, los propietarios de los establecimientos o marcas.

Antes de crear un propietario: verifica que no exista en el CRM
Antes de crear una nueva cuenta, es fundamental asegurarte de que ese propietario no exista ya en el sistema. Para hacerlo:

• Ve al módulo Cuentas.
• Usa el filtro de búsqueda para digitar el nombre, NIT o cualquier dato que tengas del propietario.
• Si la cuenta ya existe, no debes crearla de nuevo. Simplemente dirígete al establecimiento correspondiente para relacionarlo. Si la cuenta no aparece en los resultados, puedes continuar con la creación de un nuevo propietario.

Este paso es clave para evitar registros duplicados, que pueden generar errores en la operación diaria y afectar el funcionamiento del registro de facturas con Inteligencia Artificial.

Ahora, si el propietario NO existe, para crearlo, sigue estos pasos:

1. Ingreso al CRM

Inicia sesión en el CRM con tu usuario y contraseña.

2. Crear la cuenta del propietario

En el menú principal, dirígete al módulo Cuentas y haz clic en Crear una cuenta.

Recuerda que los campos marcados con un asterisco rojo (*) son obligatorios.

Diligencia los campos de la siguiente forma:

• Tipo persona: Puedes seleccionar Natural o Jurídica según sea el caso. Generalmente es jurídica.
• Tipo de cuenta: Selecciona Comerciante. Si la misma persona o empresa también es dueña del bien inmueble, selecciona también Propietario para evitar duplicados.
• Tipo de identificación: Elige Cédula de ciudadanía o NIT, según corresponda.
  Usualmente es NIT (según lo defina tu país).
• Identificación número: Digita exactamente el número tal como aparece en las facturas del establecimiento. Incluye o no puntos según corresponda y asegúrate de escribir el dígito de verificación. Este dato es esencial para que la IA pueda asociar correctamente las facturas.
• Cliente interno: Selecciona Comercios.
• Nombre / Apellido: Si es persona natural, escribe nombre y apellidos. Si es empresa, escribe el nombre de la compañía en el campo Nombre.
• Teléfono celular: Ingresa el número. Si no lo tienes, usa temporalmente un dato simulado, ya que es un campo obligatorio.
• Correo electrónico: Escribe el correo del propietario. Si aún no lo tienes, coloca [email protected] para avanzar. Luego deberás reemplazarlo por el correo real.
• Tratamiento de datos: Selecciona Sí autoriza.
• Razón habeas data: Elige No requiere autorización.

Recomendaciones importantes

• Los datos críticos (nombre y número de identificación) deben ser 100% reales, tal como aparecen en las facturas.
• Puedes usar datos temporales en teléfono o correo si aún no los tienes, pero debes actualizarlos después.
• Es una buena práctica completar también los campos no obligatorios como dirección, ciudad, país, etc.
• El valor del CRM depende de la calidad y veracidad de la información que contiene.

Una vez termines, haz clic en Guardar.

Cómo relacionar establecimientos con su propietario
Una vez creado el propietario, debes vincularlo al establecimiento correspondiente:

1. Ve al módulo Establecimientos.
2. Haz clic en el establecimiento que deseas editar.
3. En el menú “Acciones”, selecciona Editar.
4. En el campo Propietario, escribe el nombre del propietario creado. También puedes usar la flecha para abrir la ventana de búsqueda.
   Si no has creado la cuenta del propietario desde el módulo de Cuentas, también puedes crearla desde esta ventana con el botón Crear cuenta. Debes llenar los campos tal como lo explicamos en la forma anterior.
   Importante: verifica siempre que la cuenta no exista para evitar duplicados.
5. Después de seleccionar o crear al propietario, haz clic en Guardar.
6. El sistema mostrará un mensaje confirmando que los cambios fueron guardados correctamente.

 

En conclusión, puedes seguir cualquiera de estas dos rutas:

• Crear todos los propietarios primero y luego relacionarlos a los establecimientos.
• Ir establecimiento por establecimiento y crear al propietario desde allí.

En resumen, crear adecuadamente el directorio de propietarios en tu CRM y relacionarlos con sus establecimientos es un paso imprescindible para garantizar una gestión eficiente y para que el registro de facturas con Inteligencia Artificial funcione sin errores.

Para seguir aprendiendo y sacarle el máximo provecho a tu CRM, te invitamos a continuar explorando los demás videos y artículos disponibles en Mentor.